コロナ生活で出社時間が減った、または出社の必要がなくなった方も多いかもしれません。
そんな中「コロナ禍」で顔を合わす機会がない場合のコミュニケーションに悩んでいる人が急増中って知っていましたか？
直接顔を合わす機会が少ないコロナ禍。
そのため相手の反応が分かりづらく「本当に連絡事項が伝わっているのかな？」「この方法で正しい？」と不安になるケースが増えている背景があります。
不安なまま放置すると仕事のモチベーションも下がりますし、社員同士の連携が取れず大きいミスに繋がることも考えられます。
そこで、今回はコロナ禍だからこそ気を付けたいコミュニケーションをシーンごとにピックアップしました。
リモート働き方でみんなが感じる不安
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リモートでの働き方や在宅勤務で頭を悩ませる問題が「コロナ特有のコミュニケーション不足」従来の働き方とは時間配分、仕事の進め方が違うことで以下のようなデメリットが発生します。
●子育て世代はリモート会議中に子供の声が入る
●リモート会議の声で子供が起きてしまう
●プライベート空間を見られるのが嫌
●大人数での無駄な会議が増えた
●仕事へのモチベーションが下がってきている
出社する必要がなくなり家にいることがデメリットと感じるのは、子育て世代に多い特徴。家にいるからこそ、用事を永遠にしてしまう。
子供の世話で仕事をする時間がなくなる点があります。
また通常時以上に無駄な会議が増えた、リモート会議時に部屋を見られるのが嫌、身支度を整えるのがめんどうだ、といった声もあります。
仕事とプライベートの境目が曖昧になっていることが問題のようです。
リモート会議で起きるリスク
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今までは出社し、顔を突き合わせた会議が当たり前でした。
ですが、今はそうはいきません。
全員が同じ時間に出社していること自体が稀だからです。
そこで登場するのが、リモート会議や電話。
離れた場所で、大人数で会議ができるので導入された方も多いでしょう。
でも、だからこそ気を付けたいマナーも浮き彫りに…。
「○○時から会議を始めます」この一言を相手に伝えるだけでも、仕事ができる人とできない人に大きな差が生まれます。
次からリモート会議のアポイントを取るシーンを想定して話を進めます。
リモート会議で気を付けること
リモートの働き方で一番に気を付けることが「相手の立場になって行動する」です。
例えば、「相手先には、お子さんがいるのでこの時間の連絡は避けた方がいいだろう」「在宅勤務中でリラックスしているから、音声のみの会議にしよう」と考えることです。
あらかじめスケジュールを予想し、事前に連絡することで無駄な気苦労をせずに済みます。
メール連絡で起きるリスク
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出社できていた頃は仕事で分からない箇所など、すぐに確認することができました。
例えば同僚と仕事のスケジュール確認をする場合。
「あの仕事の件だけど」などの曖昧な切り出し方でも、会話が成立した経験がありませんか？
それは、相手があなたの表情や仕草、会話の前後から「来週に控えているプレゼンのことかな？」など予想を立ててくれているからです。
ですが、これは同じ空間で仕事をしている時にのみ有効です。
メールで「あの件についてだけど」と伝えても相手に伝わることはありません。
メールでの連絡事項は、きちんと何の件についてのお知らせなのかハッキリさせることが重要です。
メール連絡で気を付けること
メールで気を付けるポイントは、簡潔に、数字を使って曖昧な表現を避けることです。
ダラダラと長く結論が最後に来る文章は最後まで読まれないばりか、「重要ではないメール」と判断されてしまいます。
先日の仕事の進捗ですが、もう少し時間をいただけますでしょうか？を来週に控えた資料作りの件ですが、あと2日ほど時間をいただけますでしょうか？に変えるだけで、あなたの目的や伝えたいことがハッキリと伝わります。
仕事の進め方で起きるリスク
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仕事で分からない箇所や問題が発生した時に、助けを求められないというデメリットがあります。
メールや電話をしようにも「この時間は迷惑だろうか…。」「お休み中なのに気が引ける…。」と仕事以外で気を揉むケースも意外と多いシーン。
1人で悩んで「何もしない」状態が続くと進捗がダラダラと流れて非効率です。
分からない箇所があっても焦らずに上司に報告が正解です。
仕事の進め方で気を付けるポイント
ズバリ完璧を求めないことです。
完璧な仕事以外は仕事ではないと考えていると時間がいくらあっても足りない状態になります。
通常なら、上司などの第三者が「もういいよ」とストッパーをかけてくれますが一人の場合、それがありません。
プライベートの時間を割いて「まだ完璧ではない」といつまでも仕事をしがち…。
まとめ
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ホウレンソウは社会人の基本。
ですが今こそ、さらに強化すべきポイントなのです。
「顔を合わせて同じ空間で仕事をする」機会が減り、相手の進捗が把握しづらいからです。
メールや留守番電話で頼みたい仕事を連絡しただけで終わっていませんか？
今は、あなたが仕事をしている時間に相手がしているとは限りません。
つまり、相手がメールを確認していない可能性が十分に考えられます。
しばらく時間が経っても連絡がなかったら追い打ちで連絡する。
また、自分が連絡を受けた際は折り返しメールをするだけでも、仕事の効率は上がります。
働き方が変わったいま、気を付けたい仕事コミュニケーションに気を配りましょう。